Акт сверки не сходится на 14 150 рублей: где искать разницу
Содержание
Покупатель прислал свой акт сверки за квартал: по его данным он должен вам 8 200 рублей, по вашим - 22 350. Бухгалтер на аутсорсе ответит в лучшем случае через неделю, а отгружать этому клиенту в долг нужно уже в понедельник. Разобраться, кто ошибся - вы, его бухгалтерия или банк, - можно за вечер, если знать, в каком порядке смотреть.
КороткоАкт сверки взаиморасчетов - таблица, где вы и контрагент выписываете отгрузки и оплаты за период и сравниваете сальдо. Закон форму не задаёт: подойдёт Excel, Word или 1С (раздел Продажи или Покупки, Акты сверки расчетов). Расхождения ищут по номерам документов, их сумма должна равняться разнице сальдо. Акт, подписанный уполномоченным лицом, суд может счесть признанием долга.
Если сверок десятки в квартал, выгрузки из банка и учёта можно свести в таблицу, которая сама показывает расхождения. Такое я настраиваю под ключ.
Обсудить проект →Что такое акт сверки и когда он нужен
Акт сверки взаиморасчетов - таблица на две стороны. Слева ваши записи: что отгрузили и сколько получили в оплату. Справа то же самое по учёту контрагента. Внизу у каждой стороны сальдо на конец периода. Сальдо равны - акт подписывают оба. Не равны - ищут строки, из-за которых разошлись.
Сверяются обычно в конце квартала и года, перед крупной отгрузкой в долг, перед претензией о долге и когда меняется бухгалтер. Отдельной обязанности в законе нет, но её может записать договор, и тогда там же стоит срок ответа.
Две юридические детали стоит знать до подписи. Первая: акт сверки не первичный учётный документ, так прямо написал Верховный суд в определении от 21.11.2023 № 305-ЭС21-24521. Поэтому форма свободная, и реквизиты первички из ч. 2 ст. 9 закона о бухучёте в нём не обязательны. Но из акта должно быть понятно, к какому договору и периоду он относится.
Вторая: акт, подписанный уполномоченным лицом, Пленум ВС относит к действиям, которые свидетельствуют о признании долга (п. 20 постановления № 43). По ст. 203 ГК такое признание прерывает срок исковой давности, и три года начинают течь заново.
Как составить акт сверки взаиморасчетов: 6 шагов
Шаг 1. Договоритесь о периоде и договоре
Обычно сверяют квартал. Если договоров с контрагентом несколько, решите заранее, идёте по одному или по всем сразу. Сальдо на начало берите из прошлого подписанного акта.
Шаг 2. Соберите свои документы
Отгрузки - из УПД и актов, оплаты - из банковской выписки. В каждой строке дата, номер документа и сумма. Номер важнее даты: по нему потом сопоставлять.
Шаг 3. Разложите строки по дебету и кредиту
У продавца отгрузка идёт в дебет (долг покупателя растёт), оплата - в кредит (долг уменьшается). У покупателя всё зеркально, поэтому и колонки контрагента в акте зеркальные: ваша отгрузка стоит у него в кредите.
Шаг 4. Посчитайте обороты и сальдо
Сальдо на конец - это сальдо на начало плюс дебет минус кредит. Под таблицей напишите итог словами: кто, кому и сколько должен на последний день периода.
Шаг 5. Отправьте акт с письмом
Два экземпляра на бумаге или файл через ЭДО. В письме - срок ответа. Если расхождения уже видны, перечислите их сразу, ответ придёт быстрее.
Шаг 6. Дождитесь ответа
Акт вернётся подписанным, вернётся с разногласиями или не вернётся вовсе. Молчание подписью не считается: признанием долга Пленум ВС называет акт, подписанный уполномоченным лицом.
Образец на вымышленном примере из вступления: ИП продаёт упаковку кофейне, период июль-август 2026 года. Названия и суммы придуманы, расчёт проверен.
| Дата | Документ | Продавец: дебет | Продавец: кредит | Покупатель: дебет | Покупатель: кредит |
|---|---|---|---|---|---|
| 01.07 | Сальдо на начало | 12 000 | 12 000 | ||
| 03.07 | УПД № 41 | 18 500 | 18 500 | ||
| 10.07 | п/п № 215 | 12 000 | 12 000 | ||
| 17.07 | УПД № 47 | 9 800 | 9 800 | ||
| 24.07 | п/п № 231 | 18 500 | 18 500 | ||
| 05.08 | УПД № 55 | 14 200 | 12 400 | ||
| 18-19.08 | п/п № 260 | 9 000 | 9 000 | ||
| 26.08 | УПД № 61 | 7 350 | нет | ||
| 29.08 | п/п № 274 | нет | 5 000 | ||
| Обороты | 49 850 | 39 500 | 44 500 | 40 700 | |
| 31.08 | Сальдо на конец | 22 350 | 8 200 |
Разница сальдо - 14 150 рублей. Откуда она взялась, разберём в разделе про расхождения. Свою половину такой таблицы можно собрать запросом ниже - в любом чате, куда вы готовы вставить обезличенную выгрузку.
Придёт таблица на вашу половину акта. Проверьте, что строк столько же, сколько в выгрузке, и что обороты совпадают с суммой колонки в Excel. В прогоне модель разнесла одну оплату на две строки, и заметить это можно только по числу строк.
Где акт сверки в 1С
Если учёт идёт в 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0), таблицу руками собирать не нужно. Путь по справке buh.ru, сайта 1С для бухгалтеров: раздел Продажи или Покупки, ссылка "Акты сверки расчетов с контрагентом", кнопка "Создать".
Дальше выберите контрагента и договор. Если сверяетесь по всем договорам сразу, поле договора оставьте пустым. Кнопка "Заполнить" подтянет вашу половину на закладку "По данным организации" из проведённых документов. На закладке "Дополнительно" есть флажки "Разбить по договорам" (сальдо по каждому договору отдельно) и "Выводить счета-фактуры".
Если сверка идёт через ЭДО, в 1С есть отдельный сценарий и для акта с разногласиями. Когда контрагент прислал свой акт файлом или на бумаге, сравнивать его с вашей половиной всё равно придётся вам. Что ещё в учёте можно отдать нейросети - в разборе ИИ в 1С.
Как проверить акт сверки и найти расхождения
Начинайте с двух чисел, строки подождут. Первое - сальдо на начало. Если оно у сторон разное, ошибка сидит в прошлом периоде, и копать надо там. Второе - разница сальдо на конец: в примере 22 350 - 8 200 = 14 150. Сумма всех найденных расхождений должна дать ровно это число. Не дала - нашли не всё.
Строки сопоставляйте по номерам документов. Даты у одной и той же оплаты часто разные: покупатель ставит день списания, продавец - день зачисления, и платёжка № 260 стоит у одного 18-го, у другого 19-го числа.
| Что видно в акте | Частая причина | Что сделать |
|---|---|---|
| Документ есть только у вас | УПД не дошёл, не подписан или не проведён у контрагента | Отправить копию и попросить отразить |
| Оплата есть только у контрагента | Деньги в пути, ушли на другой счёт, в назначении платежа другой договор | Попросить копию платёжки, проверить выписку |
| По одному документу разные суммы | Опечатка, корректировка, возврат части товара | Сверить с подписанным УПД, запросить корректировочный документ |
| Номер и сумма совпадают, даты разные | День списания у одной стороны и день зачисления у другой | В расхождения не писать, если обе даты внутри периода |
| Разное сальдо на начало | Прошлый период не закрыт | Поднять прошлый подписанный акт |
Если разница по документу делится на 9, первым делом проверьте, не переставлены ли цифры: 14 200 против 12 400 дают 1 800, то есть 9 × 200.
В примере расхождений три: УПД № 55 на 1 800 (переставлены цифры), УПД № 61 на 7 350 нет у покупателя, платёжки № 274 на 5 000 нет у продавца. 1 800 + 7 350 + 5 000 = 14 150, сошлось. Оплата № 260 с разными датами в список не попадает.
Главное в ответе - пункт 4. Даже если модель пишет "сходится", пересчитайте сами: первая таблица ГигаЧата в прогоне дала сальдо 23 350 и 28 800 при верных 22 350 и 8 200.
Письмо к акту сверки: что в нём написать
В поиске это письмо часто зовут сопроводительным письмом к акту сверки. Отдельного документа с таким названием нет. Сопроводительное - то самое письмо, с которым акт уходит контрагенту, и формы у него, как и у самого акта, закон не задаёт.
Без письма на той стороне будут гадать, чего вы ждёте от акта. В письме нужны три вещи: период и сальдо по вашим данным, список расхождений с одной конкретной просьбой по каждому и срок ответа. Грозить судом в первом письме о сверке не стоит: нередко на той стороне просто не провели УПД, а клиент остаётся клиентом.
Сверьте готовое письмо со списком расхождений построчно. В прогоне ГигаЧат вписал туда оплату, которая стояла у обеих сторон, и попросил покупателя "подтвердить факт оплаты" на 9 000 рублей. Такое письмо клиенту отправлять неловко.
Как подписать акт сверки с разногласиями
Если с актом контрагента вы не согласны, подписывать его как есть не нужно. Обычно ставят подпись с пометкой о разногласиях и прикладывают свой расчёт или список спорных строк с номерами документов. Другой путь - вернуть свой экземпляр акта с вашими цифрами.
Подписывает руководитель или сотрудник по доверенности. Если акт подписывает главный бухгалтер, пусть доверенность на такие документы у него будет: признанием долга Пленум ВС называет акт, подписанный уполномоченным лицом.
Внимательнее всего - когда по акту должны вы. Подписали сальдо, в котором сидит чужая ошибка, и спорить потом придётся уже с собственной подписью. Прежде чем подписывать присланный акт, прогоните его через проверку.
В ответе будет список спорных строк и пересчитанное сальдо. Спорные строки нашлись и подтвердились вашими документами - подписывайте только с разногласиями и прикладывайте этот список.
Что показал прогон: ГигаЧат и акт на 14 150 рублей
13 сентября 2026 года я дал гостевому ГигаЧату пример из этой статьи. Три запроса подряд: составить акт по двум выгрузкам со списком расхождений, написать письмо покупателю, проверить свой акт построчно. Правильный ответ был посчитан заранее, так что каждая ошибка на виду.
| Что проверяли | Верно | Первый ответ | После самопроверки |
|---|---|---|---|
| Оплаты у продавца за период | 39 500 | 38 500 | 39 500 |
| Сальдо продавца на 31.08 | 22 350 | 23 350 | 22 350 |
| Сальдо покупателя на 31.08 | 8 200 | 28 800 | 8 200 |
| Колонки покупателя | зеркально: товар в кредите | товар в дебете, оплаты в кредите | зеркально |
| Расхождения | 3 на 14 150 | 4, лишняя оплата № 260 на 9 000 | 3 на 14 150 |
Первый ответ выглядел как настоящий акт. Но оплату № 260 модель разнесла на две строки, 18-го и 19-го, у продавца поставила её дважды, а в расхождения записала: "платеж зафиксирован только в вашем учете". В её же таблице этот платёж стоял и у покупателя. Итог оплат 38 500 не совпадает со строками ни с повтором, ни без него, а сальдо покупателя 28 800 из её колонок не складывается.
Письмо вышло вежливым и по делу, только в нём осталась та самая лишняя оплата. Самопроверка пересчитала всё верно: убрала оплату № 260, сложила расхождения и сверила их с разницей сальдо. При этом первым пунктом написала, что стороны не перепутаны, а в исправленной таблице колонки покупателя молча перевернула. И добавила в список ТОРГ-12, которой в данных не было: везде стояли УПД. Письмо она не переписала.
Отсюда порядок работы: сначала таблица и проверка "сумма расхождений равна разнице сальдо", потом письмо. Каждое число - формулой в Excel или на калькуляторе. Почему модель уверенно пишет неверное, разобрано в статье про галлюцинации нейросети.
- Период и договор согласованы, сальдо на начало взято из прошлого подписанного акта.
- У каждой строки есть номер документа.
- Колонки контрагента зеркальные: ваша отгрузка у него в кредите.
- Сальдо на конец посчитано у обеих сторон по формуле.
- Сумма расхождений равна разнице сальдо.
- Разные даты при одинаковых номере и сумме в расхождения не попали.
- Письмо написано после проверки, по каждому расхождению в нём одна просьба.
- Акт подписывает руководитель или сотрудник по доверенности.
Сверка часто заканчивается просьбой заплатить. Как напомнить без неловкости - в разборе как напомнить клиенту об оплате. Если должник долг признаёт, но просит время, пригодится гарантийное письмо. Таблицу сверки без формул можно собрать по бесплатному гайду Эксель без формул, остальную рутину учёта - по разбору нейросеть для бухгалтера. Как собрать сам счёт на оплату без ошибок в реквизитах и НДС - подробный разбор. Расхождения в сверке часто растут из актов, подписанных не той датой или не на ту сумму; как собрать акт выполненных работ, который бухгалтерия примет с первого раза, - подробный разбор.
Обязательно ли составлять акт сверки?
Закон отдельно этого не требует, и форма свободная: акт сверки не первичный учётный документ (определение ВС от 21.11.2023 № 305-ЭС21-24521). Обязанность сверяться может записать договор. Из акта должно быть понятно, к какому договору и периоду он относится.
Кто подписывает акт сверки?
Руководитель или сотрудник по доверенности. Признанием долга Пленум ВС называет акт сверки, подписанный уполномоченным лицом, а признание долга прерывает срок исковой давности.
Что делать, если не согласен с актом сверки?
Не подписывать как есть. Подпишите с пометкой о разногласиях и приложите свой расчёт со списком спорных строк и документами или верните свой экземпляр акта с вашими цифрами.
Где найти акт сверки в 1С?
В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) - раздел Продажи или Покупки, ссылка Акты сверки расчетов с контрагентом, кнопка Создать. После выбора контрагента и периода кнопка Заполнить подтянет данные из проведённых документов.
Как быстро найти расхождения в акте сверки?
Сначала сравните сальдо на начало, потом посчитайте разницу сальдо на конец. Строки сопоставляйте по номерам документов. Сумма найденных расхождений должна равняться разнице сальдо, если нет - нашли не всё.
Можно ли составить акт сверки нейросетью?
Черновик таблицы и письмо - да, но каждое число нужно пересчитать. В прогоне ГигаЧат ошибся в итогах оплат и в обоих сальдо, поставил колонки покупателя не той стороной и записал в расхождения оплату, которая была у обеих сторон.
Что значит сальдо в акте сверки и как понять, кто кому должен?
Сальдо - это остаток долга на дату. На начало периода его берут из прошлого подписанного акта, на конец считают так: сальдо на начало плюс дебет минус кредит. Кто кому должен, читается по двум вещам - чья это половина таблицы и в какой колонке стоит итог. У продавца сальдо в дебете значит, что должен покупатель: в образце выше у продавца 22 350 рублей, и столько кофейня должна ИП. В своей половине покупатель тот же долг пишет в кредит, и там стоит 8 200, а разница на 14 150 разбирается в разделе про расхождения. Поэтому "положительное" или "отрицательное" сальдо само по себе ничего не значит. Важна колонка. Сумма долга - это сальдо на конец. Обороты для этого не берут: они показывают, сколько всего прошло за период.
Сверка с контрагентами, которая собирается сама
Один акт на десять строк разбирается за вечер. Трудно, когда контрагентов тридцать, выписки из двух банков, а в конце квартала бухгалтерия тонет в "у нас другое сальдо". Соберу под ваше дело связку: выгрузки из банка и учёта сводятся в таблицу сверки, а расхождения выходят списком с номерами документов и черновиком письма каждому контрагенту. Вам остаётся проверить и отправить.
Обсудить проект →